Wielu przedsiębiorców zakłada, że odpowiedzialność przechodzi na biuro rachunkowe. To jeden z najczęstszych błędów.
„Przecież mam biuro rachunkowe, więc ono odpowiada za wszystko.”
To zdanie słyszymy bardzo często podczas rozmów z przedsiębiorcami. W praktyce jednak odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie firmy nie znika wraz z podpisaniem umowy z biurem rachunkowym.
Wraz z obowiązkowym Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) temat odpowiedzialności nabiera jeszcze większego znaczenia. Wiele obowiązków będzie wymagało nie tylko sprawnego systemu informatycznego, ale również dobrze zorganizowanych procesów i jasno określonych ról.
Czy biuro rachunkowe odpowiada za wszystkie błędy?
Nie.
Zakres odpowiedzialności biura rachunkowego zależy przede wszystkim od:
- zawartej umowy,
- udzielonych pełnomocnictw,
- zakresu powierzonych obowiązków,
- obowiązujących przepisów.
Jeżeli umowa przewiduje jedynie prowadzenie ksiąg na podstawie dokumentów przekazanych przez klienta, trudno oczekiwać, że biuro będzie odpowiadało za dokumenty, których nie otrzymało lub do których nie miało dostępu.
Dlatego tak ważne jest precyzyjne określenie obowiązków obu stron jeszcze przed wdrożeniem KSeF.
Za co odpowiada przedsiębiorca?
Nawet przy współpracy z profesjonalnym biurem rachunkowym przedsiębiorca nadal odpowiada za organizację procesów w swojej firmie.
Do jego obowiązków należy między innymi:
- wyznaczenie osób odpowiedzialnych za KSeF,
- nadanie odpowiednich uprawnień,
- zapewnienie zastępstw podczas nieobecności pracowników,
- przygotowanie procedur obiegu dokumentów,
- terminowe przekazywanie informacji niezbędnych do rozliczeń,
- nadzór nad współpracą z biurem rachunkowym.
KSeF nie zmienia tej zasady.
Za co może odpowiadać biuro rachunkowe?
Zakres odpowiedzialności biura rachunkowego wynika z umowy oraz przyjętych obowiązków.
Może obejmować między innymi:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych,
- rozliczenia podatkowe,
- przygotowanie deklaracji,
- obsługę dokumentów przekazanych przez klienta,
- czynności związane z KSeF, jeżeli zostały powierzone.
Nie oznacza to jednak automatycznej odpowiedzialności za każdy błąd występujący w przedsiębiorstwie.
Przykład z praktyki
Wyobraźmy sobie sytuację.
Kontrahent wystawia fakturę i przesyła ją do KSeF.
Firma nie monitoruje systemu przez kilka dni, ponieważ pracownik odpowiedzialny za odbiór dokumentów przebywa na urlopie.
Biuro rachunkowe nie posiada uprawnień do odbioru faktur.
Po tygodniu okazuje się, że termin płatności już minął.
Czy winę ponosi biuro rachunkowe?
Niekoniecznie.
Jeżeli odbiór faktur nie został powierzony biuru, a przedsiębiorca nie zapewnił odpowiedniej organizacji procesu, odpowiedzialność może spoczywać po jego stronie.
Najczęstsze błędy przedsiębiorców
Podczas przygotowań do KSeF najczęściej spotykamy się z następującymi problemami:
- przekonaniem, że biuro rachunkowe odpowiada za wszystko,
- brakiem procedur,
- nieaktualnymi pełnomocnictwami,
- brakiem osoby odpowiedzialnej za codzienny monitoring KSeF,
- niejasnym podziałem obowiązków,
- brakiem zastępstw podczas nieobecności pracowników.
Większości z tych problemów można uniknąć dzięki odpowiedniemu przygotowaniu organizacji.
Jak ograniczyć ryzyko?
Przed wdrożeniem KSeF warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
- Czy wiemy, kto codziennie monitoruje KSeF?
- Czy zakres obowiązków biura rachunkowego jest jasno określony?
- Czy udzielone pełnomocnictwa są aktualne?
- Czy pracownicy znają swoje obowiązki?
- Czy istnieje procedura postępowania w razie nieobecności osoby odpowiedzialnej?
Im bardziej przejrzysty podział odpowiedzialności, tym mniejsze ryzyko błędów.
Checklista dla przedsiębiorcy
Przed rozpoczęciem pracy z KSeF sprawdź:
- Zakres obowiązków biura rachunkowego został określony w umowie.
- Wyznaczono osobę odpowiedzialną za KSeF.
- Przygotowano zastępstwo.
- Zweryfikowano pełnomocnictwa.
- Opracowano procedurę obiegu dokumentów.
- Przeprowadzono szkolenie pracowników.
Podsumowanie
KSeF nie przenosi odpowiedzialności z przedsiębiorcy na biuro rachunkowe.
Obowiązki każdej ze stron powinny wynikać z umowy, udzielonych uprawnień oraz odpowiednio przygotowanych procedur. W praktyce największe ryzyko nie wynika z działania samego systemu, lecz z braku organizacji i niejasnego podziału odpowiedzialności.
Dlatego przygotowanie firmy do KSeF warto rozpocząć nie od programu komputerowego, ale od uporządkowania procesów i określenia, kto za co odpowiada.
Potrzebujesz wsparcia przy przygotowaniu firmy do KSeF? Umów konsultację — pomożemy uporządkować pełnomocnictwa, procedury i podział odpowiedzialności.